Geschäftspartnerprüfung ist notwendig – Der Blick hinter die Kulissen

Trau, schau, wem!

Deutsche Unternehmen sind ihren Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten gegenüber kritischer geworden. Längst hat die Geschäftspartnerprüfung den Geschmack des Anrüchigen verloren. Bei Banken und Versicherungen ist sie ohnehin Pflicht. Inzwischen erkennen immer mehr Unternehmen aus nahezu allen anderen Branchen die Notwendigkeit und führen die Due Diligence Prüfung freiwillig durch. Lkw-Hersteller wie MAN, Automobilzulieferer wie Schaeffler oder der Kohlenstoffverarbeiter SGL Group präsentieren auf Veranstaltungen wie der Fachtagung Compliance oder dem Anti-Korruption & Compliance Summit ihre Compliance-Konzepte und liefern mit ihren Best-Practices anderen Unternehmen Anregungen zur Optimierung der Überprüfung ihrer Geschäftspartner.

Das Interesse an Veranstaltungen dieser Art nimmt zu. Aus gutem Grund, denn die Gefahr ist allzu groß, in der globalisierten Geschäftswelt den Überblick darüber zu verlieren, was „hinter den Kulissen“ läuft. Tatsächlich läuft in puncto Geldwäsche, Korruption und Betrug einiges, wie die aktuellen Schlagzeilen über die Panama Papers und Korruptionsskandale großer Konzerne zeigen. Nicht nur die investigative Presse deckt Verfehlungen auf. Allen voran gehen Gesetzgeber aus westlichen Ländern massiv gegen Unternehmen und Organisation vor. Wer indirekt über einen Geschäftspartner oder sogar direkt in Verbindung mit Korruption, Geldwäsche oder Betrug gebracht wird, kann rechtlich belangt werden und hat meist mit Reputationsschäden zu kämpfen, wenn nicht gar mit Strafzahlungen oder Haftstrafen. In immer mehr Betrieben lautet daher die Devise „Trau, schau, wem!“, wenn es um Compliance-konforme Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen geht. Vertrauen ist gut, Kontrolle besser.

Gefahr erkannt

Wer die Gesetzeslage kennt, hat den ersten wichtigen Schritt zur Geschäftspartnerprüfung bereits vollzogen, indem er sich über die rechtlichen Grundlagen und die bestehenden Risiken informiert hat. Die wichtigsten gesetzlichen Bestimmungen sind (neben zahlreichen weiteren) das deutsche Geldwäschegesetz und das Ordnungswidrigkeitsgesetz, der UK Bribery Act in Großbritannien und der FCPA in den USA.

Geschäftspartnerprüfung vollzogen

Um einen Prüfungsprozess aufzusetzen, sind unterschiedliche Schritte zu vollziehen. Zunächst gilt es, die zu überprüfenden Geschäftspartner zu identifizieren. Dabei sind nicht nur neu hinzukommende Unternehmen und deren Partnerbetriebe zu berücksichtigen. Auch bestehende Geschäftsbeziehungen sind einer Überprüfung zu unterziehen. In jedem Unternehmen sind die jeweiligen „Stakeholder“ sowie weitere wirtschaftlich Berechtigte oder Geschäftspartner zu erfassen. Nach deren Identifizierung wird das Risiko definiert und gegebenenfalls in unterschiedliche Kategorien wie beispielsweise finanzielles oder regionales Risiko unterteilt. Im nächsten Schritt wird das Verhältnis zwischen Risikopotenzial und Ressourcenaufwand eingeschätzt. Je geringer das Risikopotenzial ist, desto niedriger sollte Aufwand sein, um nicht mit Kanonen auf Spatzen zu schießen. Je nach Risiko wird schließlich die Überprüfung über Internetrecherchen, mit Hilfe von speziellen Werkzeugen wie Nexis Diligence+™ bis hin zur Beauftragung von externen Beratern vollzogen.

Gefahr gebannt!

Der Nachweis einer Überprüfung kann im Verdachtsfall entlastend sein. Die Gefahr ist jedoch bei einer einmaligen Durchführung nur temporär gebannt. Compliance-Prozesse müssen regelmäßig überprüft und das Risiko fortlaufend analysiert werden. Due Diligence Checks sind keine einmaligen Projekte. Vielmehr sollten sie zum elementaren Bestandteil des Maßnahmenbündels in einem Compliance Management Prozess werden, erst dann ist die Gefahr nachhaltig gebannt.

Mittelständische Unternehmen, die beim Thema Geschäftspartnerprüfung Informationen und Rat suchen, empfehlen wir das Deutsche Institut für Compliance (DICO). Um die weitere Professionalisierung der Compliance-Verantwortlichen zu digitalen Themen zu begleiten, hat es den Arbeitskreis „Digitale Transformation" ins Leben gerufen, der Ihnen eine Reihe von hilfreichen Informationen liefert und auch die Möglichkeit zur aktiven Mitarbeit anbietet.

Nächste Schritte:

1. Erfahren Sie, wie Nexis Diligence+™ Ihnen hilft, Compliance-Risiken frühzeitig zu erkennen.
2. Laden Sie unsere Due Diligence Checkliste herunter.