Préparer l’assemblée générale ordinaire d’une SARL et établir le PV

Dans l’exercice de son métier, l’expert-comptable est confronté à toutes les problématiques de l’entreprise. Il ne peut y répondre avec une documentation juridique classique. L’ambition de Lexis 360® Experts-Comptables est de l’accompagner avec des formats de contenus variés et adaptés (revues, documentation, fiches pratiques, Missions Lexis 360®, modèles de documents,…) couvrant toutes ses thématiques d’intervention en fiscal, social, comptable et juridique. Au cœur de cette ambition, les Missions Lexis 360® constituent une innovation éditoriale majeure.

Elles permettent au professionnel d’entrer dans un écosystème lui offrant l’accès à tous les formats de contenus mais aussi la possibilité d’entrer en contact avec les partenaires métiers de LexisNexis. Dans ce nouvel environnement, l’expert-comptable sera en mesure de développer son activité de conseil sur l’ensemble de la chaîne de valeur de ses clients.

Pour en savoir plus sur la Revue D.O Actualité

Remarque : Nous publions ici un large extrait de la Mission Lexis 360 « Préparer l’assemblée générale ordinaire d’une SARL et établir le PV ». Les abonnés Lexis 360 disposent également d’une actualisation permanente de ce contenu et de modèles de documents modifiables et téléchargeables (lettre de mission, mailing, compte-rendu, etc.).

1. Comprendre la mission

Présentation générale

L’Assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA), qui doit être réunie dans les 6 mois de la clôture de chaque exercice, permet aux associés de se prononcer sur l’approbation des comptes sociaux et sur l’affectation du résultat. Plusieurs règles de fond et de forme doivent être respectées, notamment :

• convocation des associés ;
• établissement des rapports ;
• le cas échéant, rédaction de mandats de représentation ;
• respect des règles applicables au vote ;
• rédaction des procès-verbaux ;
• dépôt et publicité auprès du greffe du Tribunal de commerce (sauf pour les entreprises ayant demandé à bénéficier de la dispense de publicité de leurs comptes).

C’est le respect de ces règles qui conditionne la sécurité juridique des décisions prises par les associés.

Intérêt pour l’expert-comptable

L’expert-comptable qui établit les comptes annuels de la société est bien positionné pour proposer l’assistance à la tenue de l’AGOA. Il connait le dirigeant et ses objectifs, et mesure les conséquences fiscales des décisions qui pourraient être prises.

En participant à la tenue de l’AGOA, le professionnel crée également un point de contact supplémentaire avec le client et enrichit son conseil. Cette mission lui permet d’ouvrir la discussion autour de sujets variés : affectation du résultat, composition du capital social, cession de parts, stratégie pour l’avenir, patrimoine, etc. Il s’agit d’une véritable porte d’entrée vers d’autres missions complémentaires.

2. Détecter les clients concernés

Ciblage

Le ciblage des clients au sein du portefeuille repose uniquement sur la forme juridique : toutes les SARL du portefeuille clients sont concernées par cette mission.

Facteurs déclenchants

Le professionnel peut proposer la mission d’établissement de l’assemblée générale ordinaire :

• au moment de la constitution de la société ;
• s’il s’aperçoit que l’AGOA n’a pas été tenue (au moment de l’établissement des comptes annuels) ;
• s’il relève des anomalies dans les procès-verbaux qu’il est amené à consulter (dans le cas où le client les rédige lui-même).

Missions liées

La mission d’établissement de l’assemblée générale ordinaire peut logiquement faire suite à une mission de présentation des comptes, mais aussi à une mission de constitution de société.

Dans la mesure où il participe à l’établissement de l’AGO, le professionnel deviendra tout naturellement l’interlocuteur privilégié du dirigeant pour les formalités juridiques qui entrent dans son domaine de compétences (cession de parts, mise à jour des statuts, liquidation, etc.).

3. Vendre la mission

La réalisation des formalités liées à l’assemblée générale annuelle apporte avant tout une sécurité juridique au client. Pour étayer cette idée, le professionnel pourra rappeler les conséquences que peuvent avoir le non-respect des règles applicables :

• sanctions pénales pour le dirigeant qui ne soumettrait pas l’inventaire, les comptes annuels et le rapport de gestion à l’approbation de l’assemblée des associés (amende de 9 000 €) ;
• dans certains cas, nullité des décisions prise par l’assemblée (violation de l’obligation de communication préalable ou assemblée irrégulièrement convoquée par exemple).

Enfin, la réalisation des formalités juridiques annuelles par le cabinet permet au client de disposer d’un seul et unique interlocuteur pour l’ensemble des démarches relatives à sa société.

4. Formaliser la mission

Acceptation de la mission

Conformément à l’article 150 du code de déontologie, le professionnel de l’expertise comptable, avant de s’engager à réaliser une mission, doit « apprécier la possibilité de l’effectuer conformément aux dispositions législatives et réglementaires applicables, notamment celles du présent code, et selon les règles professionnelles définies par le Conseil supérieur de l’ordre dans les conditions prévues au 3° de l’article 29 ».

Cette notion d’acceptation est détaillée aux paragraphes 26 à 28 et A18 à A23 de la norme Maîtrise de la qualité, qui, en tant que norme d’application générale, s’applique à l’ensemble des travaux de l’expert-comptable. Le professionnel doit notamment s’assurer :

• qu’il a la compétence, les aptitudes et les ressources nécessaires pour réaliser la mission ;
• qu’il pourra se conformer aux règles déontologiques pertinentes ;
• qu’il a pris en considération l’intégrité du client et n’a pas d’informations qui le conduiraient à conclure à un manque d’intégrité de sa part.

Cette vérification doit faire l’objet d’une procédure établie au niveau du cabinet. Nous proposons néanmoins un modèle de fiche d’acceptation de la mission, qui reprend les points clés à vérifier avant l’acceptation et qui permet d’acquérir une connaissance suffisante.

Lettre de mission

Conformément à l’article 151 du Code de déontologie, les professionnels de l’expertise comptable « passent avec leur client ou adhérent un contrat écrit définissant leur mission et précisant les droits et obligations de chacune des parties ». Nous proposons à titre indicatif un modèle de lettre de mission. Le professionnel doit l’adapter à sa situation et peut se référer aux bonnes pratiques énoncées par l’Ordre (Guide « La lettre de mission en pratique », publié par le Conseil Supérieur, et disponible gratuitement sur www.bibliordre.fr).

Documentation des travaux et rapport

Le processus de déroulement de la mission que nous proposons permet de formaliser toutes les étapes de la mission, depuis la collecte des informations jusqu’à la remise au client, d’un compte-rendu de fin de mission.

5. Schéma général de mise en œuvre

Rendez-vous client Collecte d’informations Traitement Restitution au client
Détermination de la date de la tenue de l’assemblée et des textes des résolutions proposées Collecte des documents et informations nécessaires à la convocation des associés et à la rédaction des documents Vérification des conditions d’éligibilité au financement des travaux

Constitution du dossier

Dépôt du dossier et suivi de la procédure Rédaction et remise au client d’un compte-rendu de fin de mission

6. Collecte des informations

Le professionnel doit commencer par réunir un certain nombre de documents en vue de la préparation des convocations, des rapports et des résolutions.

Documents comptables. – Ces documents sont normalement en la possession du professionnel car établis par ses soins :

• comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) ;
• inventaire ;
• en présence d’un groupe de sociétés, comptes consolidés et rapport sur la gestion du groupe.

Rapport du commissaire aux comptes. – Si la société est dotée d’un commissaire aux comptes son rapport doit être joint à la convocation des associés.

Le client doit également informer l’expert-comptable de tout évènement significatif survenu durant l’exercice, qui a eu une incidence sur des produits et des charges par rapport à l’exercice précédent.

Cette recommandation vaut également pour les évènements importants survenus postérieurement à la clôture de l’exercice.

7. Précisions techniques

Caractère obligatoire de l’AGOA et délais

L’assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA) doit être réunie dans les 6 mois de la clôture de chaque exercice. Il s’agit d’une obligation légale mais il est possible d’obtenir en justice une prolongation de ce délai par requête auprès du président du Tribunal de commerce du siège social. Cette requête doit être déposée avant l’expiration du délai de 6 mois.

La tenue d’une assemblée est obligatoire et ne peut être remplacée par une consultation par correspondance, ni par un acte sous seing privé signé de tous les associés. L’utilisation de moyens de télétransmission, qui peut être prévue par les statuts, n’est pas admise lors de l’assemblée annuelle appelée à statuer sur les comptes.

Défaut de réunion de l’AGOA

Si l’assemblée n’est pas tenue dans les 6 mois de la clôture de l’exercice, ou dans le délai fixé par décision de justice (en cas de demande de prolongation), le ministère public ou toute personne intéressée peut saisir le président du tribunal compétent statuant en référé afin d’enjoindre, le cas échéant sous astreinte, aux dirigeants de convoquer cette assemblée ou de désigner un mandataire pour y procéder.
L’absence de tenue de l’AGOA n’est pas pénalement sanctionnée. Cependant, des sanctions pénales sont prévues dans le cas où l’inventaire, les comptes annuels et le rapport de gestion ne sont pas soumis à l’approbation de l’assemblée des associés (amende de 9 000 €).

8. Traitement

Préparation de l’assemblée générale annuelle

Préalablement à la tenue de l’AGOA, l’expert-comptable peut intervenir pour :

• rappeler au dirigeant les obligations spécifiques concernant le droit de communication des associés ;
• établir les différents rapports ;
• préparer les résolutions ;
• préparer les convocations.

Droit de communication des associés

L’inventaire doit être tenu à la disposition des associés au siège social, 15 jours avant l’assemblée. Les associés ne sont pas autorisés à en prendre copie.

À compter de la date de communication des documents sociaux, tout associé a la possibilité de poser par écrit des questions auxquelles le gérant est tenu de répondre au cours de l’assemblée.

Rédaction des rapports

Rapport de gestion. – Les SARL dont l’associé unique, personne physique, assume personnellement la gérance ou la présidence, et qui ne dépassent pas à la clôture d’un exercice social deux des seuils suivants, sont dispensés de l’obligation d’établir un rapport de gestion :

• total du bilan fixé à 1 000 000 € ;
• chiffre d’affaires hors taxe fixé à 2 000 000 € ;
• nombre moyen de salariés permanents fixé à 20.

Dans tous les autres cas, l’expert-comptable peut assister le dirigeant pour la rédaction de ce rapport, qui expose :

• la situation de la société durant l’exercice écoulé ;
• son évolution prévisible ;
• les événements importants survenus entre la date de clôture de l’exercice et la rédaction du rapport ainsi que les activités de la société en matière de recherche et développement ;
• les informations relatives aux délais de paiement des fournisseurs et des clients.

Le cas échéant, des indications complémentaires doivent être apportées :

• dividendes versés au titre des 3 exercices précédents ;
• prise de participation significative ou prise de contrôle ;
• activités des filiales et des sociétés contrôlées ;
• régularisations des participations croisées.

Rapport spécial sur les conventions réglementées. – Dans le cas où des conventions réglementées seraient intervenues au cours de l’exercice entre la société et l’un de ses gérants ou associés, un rapport spécial doit être établi S’il n’existe pas de commissaire aux comptes au sein de la société, et si le gérant qui contracte pour son propre compte avec la SARL est aussi associé de la SARL, le gérant doit établir ce rapport sur les conventions intervenues directement ou par personne interposée entre la société et l’un de ses gérants ou associés.

Il doit contenir les mentions suivantes :

• énumération des conventions ;
• nom des gérants ou associés intéressés ;
• nature et objet des conventions ;
• modalités essentielles de ces conventions (prix, tarifs, commissions versées, conditions de paiement, sûretés accordées, etc.) ;
• importance des fournitures livrées ou des prestations de service fournies ainsi que le montant des sommes versées ou reçues au cours de l’exercice en exécution de conventions conclues au cours des exercices antérieurs et qui se sont poursuivies au cours de l’exercice en cours.

Rapport sur la gestion du groupe. – Si la société est tenue d’établir des comptes consolidés, l’expert-comptable peut assister le client dans l’élaboration du rapport sur la gestion du groupe. Ce rapport peut être inclus dans le rapport général.

Préparation des résolutions

Le professionnel peut assister le gérant dans la rédaction des résolutions :

• approbation des comptes ;
• affectation du résultat ;
• ratification des conventions passées entre la société et l’un de ses gérants ou associés ;
• toute autre décision relevant de la compétence de l’assemblée générale ordinaire des associés.

Approbation des comptes. – La résolution d’approbation des comptes inclut les décisions relatives :

• à l’inventaire ;
• à l’approbation des comptes annuels ;
• au quitus à la gérance pour l’accomplissement de son mandat.

Les associés peuvent décider d’approuver, de rejeter les comptes ou de s’abstenir.

Affectation du résultat. – L’affectation des bénéfices est régie par des dispositions légales impératives et par les statuts. Les dispositions légales prévoient en priorité :

• l’imputation sur le bénéfice des pertes antérieures inscrites au bilan au compte report à nouveau débiteur ;
• la constitution d’une réserve : la réserve légale.

Les dispositions statutaires peuvent prévoir également, soit à titre obligatoire, soit à titre facultatif, d’autres prélèvements destinés à constituer ou à compléter des fonds de réserve supplémentaires.

Ces prélèvements statutaires peuvent intervenir soit avant toute répartition de sommes quelconques aux associés, à titre de dividendes, soit après le prélèvement des sommes nécessaires pour verser aux associés un premier dividende dont le montant est déterminé par les statuts.

Enfin, l’assemblée peut décider la constitution de réserves dites facultatives.

Conventions réglementées. – S’il n’existe pas de commissaire aux comptes au sein de la société, et si la convention est conclue par un gérant non associé, l’assemblée générale des associés doit donner son approbation préalable. Dans tous les autres cas, le contrôle des conventions est effectué a posteriori, par les associés qui statuent sur le rapport établi selon les cas par le commissaire aux comptes ou par le gérant. La décision des associés d’approuver ou non les conventions est prise dans les conditions de majorité ordinaire par un ou plusieurs associés représentant plus de la moitié des parts sociales et à défaut sur une seconde convocation à la majorité des votes émis. Le gérant ou l’associé intéressé ne peut prendre part au vote, ses parts n’étant pas prises en compte pour le calcul du quorum et de la majorité. La méconnaissance de cette interdiction est sanctionnée au moyen de l’action en responsabilité.

Sauf dans les cas de fraude, les conventions non approuvées ne sont pas nulles. Seules les conséquences préjudiciables à la société seront à la charge du gérant et, le cas échéant, de l’associé contractant (tenus solidairement s’il y a lieu).

Convocations

Le dirigeant doit faire parvenir les convocations aux associés, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, 15 jours au moins avant la date de la réunion.

La convocation doit préciser le jour, l’heure et le lieu de la tenue de l’assemblée générale annuelle.

La convocation des associés peut être faite également par voie électronique. Les associés doivent être consultés préalablement sur l’usage de ce nouveau mode de communication.

Sauf clause contraire des statuts, les associés ne peuvent pas exiger l’inscription de projets de résolution à l’ordre du jour.

Les documents suivants doivent également être adressés aux associés (V. Collecte des informations) :

• comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) ;
• rapport de gestion ;
• textes des résolutions proposées ;
• le cas échéant, les comptes consolidés et le rapport sur la gestion du groupe ;
• rapport du commissaire aux comptes, s’il en existe un.

Mandat de représentation. – Tout associé peut se faire représenter aux assemblées par son conjoint (sauf si la société ne comprend que les deux époux), par un autre associé (sauf s’ils ne sont que deux), ou par un tiers non-associé (mais ce, à condition que les statuts l’autorisent expressément).

L’expert-comptable peut, le cas échéant, être amené à établir un mandat de représentation pour le compte d’un associé. Le mandat ne peut être donné que pour une assemblée ou deux assemblées tenues le même jour ou dans un délai de 7 jours. Cependant, le mandat donné pour une assemblée vaut pour les assemblées successives convoquées avec le même ordre du jour.

Le mandat doit être global, c’est-à-dire qu’il ne peut concerner qu’une partie des parts de l’associé.

Tenue de l’assemblée

Lieu de réunion

À défaut d’être mentionné dans les statuts, le lieu de réunion est librement choisi par le gérant.

Participants et feuille de présence

Tout associé (y compris celui qui n’est titulaire que de parts d’industrie) peut assister à l’assemblée générale : aucune exclusion n’est possible.

Chaque associé peut se faire représenter. Son représentant aura accès à l’assemblée dans les mêmes conditions.

Peuvent également être présents à l’assemblée les gérants non associés, le commissaire aux comptes (si la SARL en a un – il aura été convoqué) ou l’huissier désigné pour constater la délibération ou assister un associé le cas échéant.

Feuille de présence. – Aucun texte n’exige l’établissement d’une feuille de présence, mais si la société comporte de nombreux associés, il est conseillé d’en établir une et de la faire signer par tous les associés présents et par les mandataires. Elle pourra servir de preuve en cas de contestation de la majorité.

Débats

Les statuts de la SARL, copies des convocations et tout document utile sont mis à disposition de l’assemblée afin de justifier de la régularité de l’assemblée générale.

La présidence de l’assemblée est assumée par le gérant associé ou par l’associé majoritaire si le gérant n’est pas associé. Les statuts peuvent prévoir l’élection d’un bureau pour assister le président.

Après lecture du rapport du gérant, le président ouvre la discussion et offre la parole aux associés mais il évite que l’assemblée ne se disperse sur des sujets ne figurant pas à l’ordre du jour.

Vote des résolutions

Une fois la discussion terminée, le président soumet les résolutions au vote des associés, les unes après les autres. Un vote global n’est pas possible.

À défaut de précision dans les statuts, le mode de scrutin est librement déterminé par le président. Il est possible de voter :

• à mains levées ;
• par appel nominal ;
• ou encore par des bulletins de vote.

Les résolutions sont adoptées à la majorité absolue, c’est-à-dire à plus de la moitié des parts sociales composant le capital, que ce résultat soit obtenu par le vote d’un seul associé ou de plusieurs.

Lors de la deuxième consultation, les résolutions seront adoptées à la majorité relative, soit la moitié plus une des voix exprimées au cours de l’assemblée, quel que soit le nombre de votants. Seuls les associés votants sont pris en compte ; on ne retient pas les associés non présents ni ceux qui s’abstiennent.

Traitement postérieur à la tenue de l’assemblée

Rédaction des procès-verbaux

Après la tenue de l’assemblée, l’expert-comptable peut être amené à rédiger les procès-verbaux. Ils doivent comporter les mentions suivantes :

• date et lieu de la réunion ;
• nom, prénom et qualité du président ;
• nom, prénom des associés présents ou représentés avec l’indication du nombre de parts que chacun d’eux possède ;
• documents et rapports soumis à l’assemblée ;
• résumé fidèle et objectif de l’intégralité des débats, ce qui exclue notamment toute analyse des discussions qui ont précédé l’adoption des décisions ;
• textes des résolutions soumises au vote des associés (y compris celles qui sont rejetées) ;
• résultats des votes.

Les procès-verbaux doivent être signés par les gérants ou par les gérants et le président de séance quand, aucun gérant n’étant associé, il a été nécessaire de désigner un président de séance.

Si la majorité des parts ne se trouve pas présente ou représentée à l’AGOA sur première convocation, celle-ci ne pouvant valablement délibérer, il conviendra alors d’établir un procès-verbal constatant l’impossibilité pour l’assemblée de délibérer valablement. Si les statuts ne s’y opposent pas, une deuxième assemblée sera convoquée avec le même ordre du jour et celle-ci prendra valablement ses décisions à la majorité des votes émis.

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Après l’approbation des comptes annuels par l’assemblée, la société est tenue de déposer et de publier au greffe du Tribunal de commerce, en double exemplaire, pour être annexés au registre du commerce et des sociétés :

• les comptes annuels ;
• le rapport général du commissaire aux comptes, s’il en existe un ;
• la proposition d’affectation du résultat soumise à l’assemblée et la résolution d’affectation votée ;
• en cas de refus d’approbation, une copie du procès-verbal de l’assemblée.

Le dépôt au greffe du Tribunal de commerce du rapport de gestion n’est plus obligatoire. Toutefois, ce rapport doit être tenu à la disposition de toute personne qui en fait la demande, selon des conditions qui restent à définir par décret en Conseil d’État.

En parallèle, un droit de communication de l’administration fiscale est prévu.

Délais. – Le dépôt des comptes annuels doit se faire dans le délai :

• de 2 mois suivant leur approbation par l’assemblée ordinaire des associés en cas de dépôt par voie électronique ;
• d’un mois seulement en cas de dépôt « papier ».

En cas d’inexécution du dépôt au greffe des comptes annuels (et des autres documents), le greffier en informe le Président du Tribunal de commerce pour que ce dernier puisse enjoindre au gérant d’y procéder à bref délai sous astreinte.

9. Restitution au client

La mission d’établissement de l’assemblée générale annuelle d’une SARL s’achève une fois les démarches de publicité accomplies.

Un compte-rendu peut parfois s’avérer utile pour reprendre les options prises par le client, rappeler les objectifs qu’il a évoqués, et formaliser le conseil de l’expert-comptable. Le professionnel valorisera sa prestation et limitera les cas de mise en cause.