Pour les entreprises, notamment immobilières, la ventilation du coût d’acquisition d’un immeuble entre terrain et constructions est un enjeu majeur . En effet, il conditionne en grande partie la méthode...
Dans l’exercice de son métier, l’expert-comptable est confronté à toutes les problématiques de l’entreprise. Il ne peut y répondre avec une documentation juridique classique. L’ambition de Lexis 360® Experts...
Introduction La gestion des formalités d'entreprises peut être une tâche laborieuse, chronophage et sujette aux erreurs. Il existe désormais une solution qui promet de simplifier et de dématérialiser...
Lexis 360 Experts-Comptables vous propose de télécharger une fiche pratique sur « Obligation en cas de perte de la moitié du capital dans une SA ou une SARL » N° 3516 – Obligation en cas de perte de la...
Présentation– Le contrat de travail du salarié victime d’un accident ou d’une maladie d’origine non professionnelle est suspendu. Cette suspension dispense le salarié de travail et, corrélativement, l...
Dans l’exercice de son métier, l’expert-comptable est confronté à toutes les problématiques de l’entreprise. Il ne peut y répondre avec une documentation juridique classique. L’ambition de Lexis 360® Experts-Comptables est de l’accompagner avec des formats de contenus variés et adaptés (revues, documentation, fiches pratiques, Missions Lexis 360®, modèles de documents,…) couvrant toutes ses thématiques d’intervention en fiscal, social, comptable et juridique. Au cœur de cette ambition, les Missions Lexis 360® constituent une innovation éditoriale majeure.
Elles permettent au professionnel d’entrer dans un écosystème lui offrant l’accès à tous les formats de contenus mais aussi la possibilité d’entrer en contact avec les partenaires métiers de LexisNexis. Dans ce nouvel environnement, l’expert-comptable sera en mesure de développer son activité de conseil sur l’ensemble de la chaîne de valeur de ses clients.
Pour en savoir plus sur la Revue D.O Actualité
Remarque : Nous publions ici un large extrait de la Mission Lexis 360 « Préparer l’assemblée générale ordinaire d’une SARL et établir le PV ». Les abonnés Lexis 360 disposent également d’une actualisation permanente de ce contenu et de modèles de documents modifiables et téléchargeables (lettre de mission, mailing, compte-rendu, etc.).
Présentation générale
L’Assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA), qui doit être réunie dans les 6 mois de la clôture de chaque exercice, permet aux associés de se prononcer sur l’approbation des comptes sociaux et sur l’affectation du résultat. Plusieurs règles de fond et de forme doivent être respectées, notamment :
C’est le respect de ces règles qui conditionne la sécurité juridique des décisions prises par les associés.
Remarque : La dispense de publicité des comptes concerne les entreprises qui ne dépassent pas au titre du dernier exercice comptable clos et sur une base annuelle, deux des trois seuils suivants :
L’option pour la confidentialité des comptes concerne les exercices clos à compter du 31 décembre 2013 dont les comptes sont déposés à compter du 1er avril 2014.
Les demandes de confidentialité peuvent être effectuées depuis le 18 octobre 2014 (date d’application du décret n° 2014-1189, du 15 octobre 2014).
Le champ de l’option pour la confidentialité des comptes annuels est étendu (L. n° 2015-990, 6 août 2015, art. 213 : JO 7 août 2015). Pour les exercices clos à compter du 31 décembre 2015 et déposés à compter du 6 août 2016 :
Par ailleurs, la liste des entités qui disposent d’un libre accès aux comptes est élargie aux acteurs du financement.
Intérêt pour l’expert-comptable
L’expert-comptable qui établit les comptes annuels de la société est bien positionné pour proposer l’assistance à la tenue de l’AGOA. Il connait le dirigeant et ses objectifs, et mesure les conséquences fiscales des décisions qui pourraient être prises.
En participant à la tenue de l’AGOA, le professionnel crée également un point de contact supplémentaire avec le client et enrichit son conseil. Cette mission lui permet d’ouvrir la discussion autour de sujets variés : affectation du résultat, composition du capital social, cession de parts, stratégie pour l’avenir, patrimoine, etc. Il s’agit d’une véritable porte d’entrée vers d’autres missions complémentaires.
Ciblage
Le ciblage des clients au sein du portefeuille repose uniquement sur la forme juridique : toutes les SARL du portefeuille clients sont concernées par cette mission.
Facteurs déclenchants
Le professionnel peut proposer la mission d’établissement de l’assemblée générale ordinaire :
Missions liées
La mission d’établissement de l’assemblée générale ordinaire peut logiquement faire suite à une mission de présentation des comptes, mais aussi à une mission de constitution de société.
Dans la mesure où il participe à l’établissement de l’AGO, le professionnel deviendra tout naturellement l’interlocuteur privilégié du dirigeant pour les formalités juridiques qui entrent dans son domaine de compétences (cession de parts, mise à jour des statuts, liquidation, etc.).
La réalisation des formalités liées à l’assemblée générale annuelle apporte avant tout une sécurité juridique au client. Pour étayer cette idée, le professionnel pourra rappeler les conséquences que peuvent avoir le non-respect des règles applicables :
Enfin, la réalisation des formalités juridiques annuelles par le cabinet permet au client de disposer d’un seul et unique interlocuteur pour l’ensemble des démarches relatives à sa société.
Acceptation de la mission
Conformément à l’article 150 du code de déontologie, le professionnel de l’expertise comptable, avant de s’engager à réaliser une mission, doit « apprécier la possibilité de l’effectuer conformément aux dispositions législatives et réglementaires applicables, notamment celles du présent code, et selon les règles professionnelles définies par le Conseil supérieur de l’ordre dans les conditions prévues au 3° de l’article 29 ».
Cette notion d’acceptation est détaillée aux paragraphes 26 à 28 et A18 à A23 de la norme Maîtrise de la qualité, qui, en tant que norme d’application générale, s’applique à l’ensemble des travaux de l’expert-comptable. Le professionnel doit notamment s’assurer :
Cette vérification doit faire l’objet d’une procédure établie au niveau du cabinet. Nous proposons néanmoins un modèle de fiche d’acceptation de la mission, qui reprend les points clés à vérifier avant l’acceptation et qui permet d’acquérir une connaissance suffisante.
Lettre de mission
Conformément à l’article 151 du Code de déontologie, les professionnels de l’expertise comptable « passent avec leur client ou adhérent un contrat écrit définissant leur mission et précisant les droits et obligations de chacune des parties ». Nous proposons à titre indicatif un modèle de lettre de mission. Le professionnel doit l’adapter à sa situation et peut se référer aux bonnes pratiques énoncées par l’Ordre (Guide « La lettre de mission en pratique », publié par le Conseil Supérieur, et disponible gratuitement sur www.bibliordre.fr).
Documentation des travaux et rapport
Le processus de déroulement de la mission que nous proposons permet de formaliser toutes les étapes de la mission, depuis la collecte des informations jusqu’à la remise au client, d’un compte-rendu de fin de mission.
Rendez-vous client Collecte d’informations Traitement Restitution au client
Détermination de la date de la tenue de l’assemblée et des textes des résolutions proposées Collecte des documents et informations nécessaires à la convocation des associés et à la rédaction des documents Vérification des conditions d’éligibilité au financement des travaux
Constitution du dossier
Dépôt du dossier et suivi de la procédure Rédaction et remise au client d’un compte-rendu de fin de mission
Le professionnel doit commencer par réunir un certain nombre de documents en vue de la préparation des convocations, des rapports et des résolutions.
Documents comptables. – Ces documents sont normalement en la possession du professionnel car établis par ses soins :
Rapport du commissaire aux comptes. – Si la société est dotée d’un commissaire aux comptes son rapport doit être joint à la convocation des associés.
Le client doit également informer l’expert-comptable de tout évènement significatif survenu durant l’exercice, qui a eu une incidence sur des produits et des charges par rapport à l’exercice précédent.
Cette recommandation vaut également pour les évènements importants survenus postérieurement à la clôture de l’exercice.
Caractère obligatoire de l’AGOA et délais
L’assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA) doit être réunie dans les 6 mois de la clôture de chaque exercice. Il s’agit d’une obligation légale mais il est possible d’obtenir en justice une prolongation de ce délai par requête auprès du président du Tribunal de commerce du siège social. Cette requête doit être déposée avant l’expiration du délai de 6 mois.
La tenue d’une assemblée est obligatoire et ne peut être remplacée par une consultation par correspondance, ni par un acte sous seing privé signé de tous les associés. L’utilisation de moyens de télétransmission, qui peut être prévue par les statuts, n’est pas admise lors de l’assemblée annuelle appelée à statuer sur les comptes.
Défaut de réunion de l’AGOA
Si l’assemblée n’est pas tenue dans les 6 mois de la clôture de l’exercice, ou dans le délai fixé par décision de justice (en cas de demande de prolongation), le ministère public ou toute personne intéressée peut saisir le président du tribunal compétent statuant en référé afin d’enjoindre, le cas échéant sous astreinte, aux dirigeants de convoquer cette assemblée ou de désigner un mandataire pour y procéder.
L’absence de tenue de l’AGOA n’est pas pénalement sanctionnée. Cependant, des sanctions pénales sont prévues dans le cas où l’inventaire, les comptes annuels et le rapport de gestion ne sont pas soumis à l’approbation de l’assemblée des associés (amende de 9 000 €).
Préparation de l’assemblée générale annuelle
Préalablement à la tenue de l’AGOA, l’expert-comptable peut intervenir pour :
Droit de communication des associés
L’inventaire doit être tenu à la disposition des associés au siège social, 15 jours avant l’assemblée. Les associés ne sont pas autorisés à en prendre copie.
À compter de la date de communication des documents sociaux, tout associé a la possibilité de poser par écrit des questions auxquelles le gérant est tenu de répondre au cours de l’assemblée.
Rédaction des rapports
Rapport de gestion. – Les SARL dont l’associé unique, personne physique, assume personnellement la gérance ou la présidence, et qui ne dépassent pas à la clôture d’un exercice social deux des seuils suivants, sont dispensés de l’obligation d’établir un rapport de gestion :
Dans tous les autres cas, l’expert-comptable peut assister le dirigeant pour la rédaction de ce rapport, qui expose :
Le cas échéant, des indications complémentaires doivent être apportées :
Rapport spécial sur les conventions réglementées. – Dans le cas où des conventions réglementées seraient intervenues au cours de l’exercice entre la société et l’un de ses gérants ou associés, un rapport spécial doit être établi S’il n’existe pas de commissaire aux comptes au sein de la société, et si le gérant qui contracte pour son propre compte avec la SARL est aussi associé de la SARL, le gérant doit établir ce rapport sur les conventions intervenues directement ou par personne interposée entre la société et l’un de ses gérants ou associés.
Il doit contenir les mentions suivantes :
Rapport sur la gestion du groupe. – Si la société est tenue d’établir des comptes consolidés, l’expert-comptable peut assister le client dans l’élaboration du rapport sur la gestion du groupe. Ce rapport peut être inclus dans le rapport général.
Préparation des résolutions
Le professionnel peut assister le gérant dans la rédaction des résolutions :
Approbation des comptes. – La résolution d’approbation des comptes inclut les décisions relatives :
Les associés peuvent décider d’approuver, de rejeter les comptes ou de s’abstenir.
Affectation du résultat. – L’affectation des bénéfices est régie par des dispositions légales impératives et par les statuts. Les dispositions légales prévoient en priorité :
Les dispositions statutaires peuvent prévoir également, soit à titre obligatoire, soit à titre facultatif, d’autres prélèvements destinés à constituer ou à compléter des fonds de réserve supplémentaires.
Ces prélèvements statutaires peuvent intervenir soit avant toute répartition de sommes quelconques aux associés, à titre de dividendes, soit après le prélèvement des sommes nécessaires pour verser aux associés un premier dividende dont le montant est déterminé par les statuts.
Enfin, l’assemblée peut décider la constitution de réserves dites facultatives.
Conventions réglementées. – S’il n’existe pas de commissaire aux comptes au sein de la société, et si la convention est conclue par un gérant non associé, l’assemblée générale des associés doit donner son approbation préalable. Dans tous les autres cas, le contrôle des conventions est effectué a posteriori, par les associés qui statuent sur le rapport établi selon les cas par le commissaire aux comptes ou par le gérant. La décision des associés d’approuver ou non les conventions est prise dans les conditions de majorité ordinaire par un ou plusieurs associés représentant plus de la moitié des parts sociales et à défaut sur une seconde convocation à la majorité des votes émis. Le gérant ou l’associé intéressé ne peut prendre part au vote, ses parts n’étant pas prises en compte pour le calcul du quorum et de la majorité. La méconnaissance de cette interdiction est sanctionnée au moyen de l’action en responsabilité.
Sauf dans les cas de fraude, les conventions non approuvées ne sont pas nulles. Seules les conséquences préjudiciables à la société seront à la charge du gérant et, le cas échéant, de l’associé contractant (tenus solidairement s’il y a lieu).
Convocations
Le dirigeant doit faire parvenir les convocations aux associés, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, 15 jours au moins avant la date de la réunion.
La convocation doit préciser le jour, l’heure et le lieu de la tenue de l’assemblée générale annuelle.
La convocation des associés peut être faite également par voie électronique. Les associés doivent être consultés préalablement sur l’usage de ce nouveau mode de communication.
Sauf clause contraire des statuts, les associés ne peuvent pas exiger l’inscription de projets de résolution à l’ordre du jour.
Les documents suivants doivent également être adressés aux associés (V. Collecte des informations) :
Mandat de représentation. – Tout associé peut se faire représenter aux assemblées par son conjoint (sauf si la société ne comprend que les deux époux), par un autre associé (sauf s’ils ne sont que deux), ou par un tiers non-associé (mais ce, à condition que les statuts l’autorisent expressément).
L’expert-comptable peut, le cas échéant, être amené à établir un mandat de représentation pour le compte d’un associé. Le mandat ne peut être donné que pour une assemblée ou deux assemblées tenues le même jour ou dans un délai de 7 jours. Cependant, le mandat donné pour une assemblée vaut pour les assemblées successives convoquées avec le même ordre du jour.
Le mandat doit être global, c’est-à-dire qu’il ne peut concerner qu’une partie des parts de l’associé.
Tenue de l’assemblée
Lieu de réunion
À défaut d’être mentionné dans les statuts, le lieu de réunion est librement choisi par le gérant.
Participants et feuille de présence
Tout associé (y compris celui qui n’est titulaire que de parts d’industrie) peut assister à l’assemblée générale : aucune exclusion n’est possible.
Chaque associé peut se faire représenter. Son représentant aura accès à l’assemblée dans les mêmes conditions.
Peuvent également être présents à l’assemblée les gérants non associés, le commissaire aux comptes (si la SARL en a un – il aura été convoqué) ou l’huissier désigné pour constater la délibération ou assister un associé le cas échéant.
Feuille de présence. – Aucun texte n’exige l’établissement d’une feuille de présence, mais si la société comporte de nombreux associés, il est conseillé d’en établir une et de la faire signer par tous les associés présents et par les mandataires. Elle pourra servir de preuve en cas de contestation de la majorité.
Débats
Les statuts de la SARL, copies des convocations et tout document utile sont mis à disposition de l’assemblée afin de justifier de la régularité de l’assemblée générale.
La présidence de l’assemblée est assumée par le gérant associé ou par l’associé majoritaire si le gérant n’est pas associé. Les statuts peuvent prévoir l’élection d’un bureau pour assister le président.
Après lecture du rapport du gérant, le président ouvre la discussion et offre la parole aux associés mais il évite que l’assemblée ne se disperse sur des sujets ne figurant pas à l’ordre du jour.
Vote des résolutions
Une fois la discussion terminée, le président soumet les résolutions au vote des associés, les unes après les autres. Un vote global n’est pas possible.
À défaut de précision dans les statuts, le mode de scrutin est librement déterminé par le président. Il est possible de voter :
Attention : Ne peuvent pas prendre part au vote :
Les résolutions sont adoptées à la majorité absolue, c’est-à-dire à plus de la moitié des parts sociales composant le capital, que ce résultat soit obtenu par le vote d’un seul associé ou de plusieurs.
Lors de la deuxième consultation, les résolutions seront adoptées à la majorité relative, soit la moitié plus une des voix exprimées au cours de l’assemblée, quel que soit le nombre de votants. Seuls les associés votants sont pris en compte ; on ne retient pas les associés non présents ni ceux qui s’abstiennent.
Traitement postérieur à la tenue de l’assemblée
Rédaction des procès-verbaux
Après la tenue de l’assemblée, l’expert-comptable peut être amené à rédiger les procès-verbaux. Ils doivent comporter les mentions suivantes :
Les procès-verbaux doivent être signés par les gérants ou par les gérants et le président de séance quand, aucun gérant n’étant associé, il a été nécessaire de désigner un président de séance.
Si la majorité des parts ne se trouve pas présente ou représentée à l’AGOA sur première convocation, celle-ci ne pouvant valablement délibérer, il conviendra alors d’établir un procès-verbal constatant l’impossibilité pour l’assemblée de délibérer valablement. Si les statuts ne s’y opposent pas, une deuxième assemblée sera convoquée avec le même ordre du jour et celle-ci prendra valablement ses décisions à la majorité des votes émis.
Publicité
Après l’approbation des comptes annuels par l’assemblée, la société est tenue de déposer et de publier au greffe du Tribunal de commerce, en double exemplaire, pour être annexés au registre du commerce et des sociétés :
Le dépôt au greffe du Tribunal de commerce du rapport de gestion n’est plus obligatoire. Toutefois, ce rapport doit être tenu à la disposition de toute personne qui en fait la demande, selon des conditions qui restent à définir par décret en Conseil d’État.
En parallèle, un droit de communication de l’administration fiscale est prévu.
Délais. – Le dépôt des comptes annuels doit se faire dans le délai :
En cas d’inexécution du dépôt au greffe des comptes annuels (et des autres documents), le greffier en informe le Président du Tribunal de commerce pour que ce dernier puisse enjoindre au gérant d’y procéder à bref délai sous astreinte.
9. Restitution au client
La mission d’établissement de l’assemblée générale annuelle d’une SARL s’achève une fois les démarches de publicité accomplies.
Un compte-rendu peut parfois s’avérer utile pour reprendre les options prises par le client, rappeler les objectifs qu’il a évoqués, et formaliser le conseil de l’expert-comptable. Le professionnel valorisera sa prestation et limitera les cas de mise en cause.
Tous les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires