La rédaction de contrat, plus simple et plus sûre avec Lexis Poly

Rédaction de contrats : maîtriser les risques avec Lexis Poly

Dans l’entreprise, les relations sont toujours encadrées et sécurisées par des contrats : avec les clients, les fournisseurs, les partenaires et bien sûr les employés. 

Le contrat décrivant avec précision les obligations réciproques de chacun, sa rédaction doit faire l’objet d’une attention particulière : prévoir toutes les situations, et leur impact sur la relation, est garant de relations fluides et saines. Les erreurs, oublis ou ambiguïtés, laissant chaque partie à sa propre interprétation, sont sources de conflits.  

Lexis Poly, proposant de nombreux modèles de contrats personnalisables et une aide intelligente à la rédaction, simplifie à la fois la rédaction du contrat et sa signature, et permet de maîtriser ces risques. 

Des contrats qui protègent l’entreprise et accroissent son efficacité

• Plus de sécurité, et une parfaite maitrise des risques, grâce à des modèles fiables 
• Plus de rapidité et de productivité, grâce à une aide intelligente à la rédaction 
• Plus de souplesse, grâce à la signature électronique 

Toutes les facettes de la rédaction de contrat avec Lexis Poly 

Lexis Poly vous aide dans la rédaction de contrats et d’actes juridiques, relevant de toutes les facettes du droit, qui encadrent l’activité de l’entreprise : droit du travail, des sociétés, du commerce, etc. Cet aide s’étend, au delà des contrats, à la rédaction des actes judiciaires.

Lexis Poly : une aide intelligente à la rédaction des contrats  

Lexis Poly vous aide dans la rédaction, la validation et la signature des contrats. 

• Une interface intelligente vous aide lors de la rédaction, qui s’appuie sur plus de 200 modèles élaborés par nos experts, pour n’oublier aucun aspect et respecter le formalisme nécessaire. 
• La collaboration est simplifiée, dans l’entreprise, entre les intervenants concernés par ce contrat : les différentes directions, le service juridique et la direction de l’entreprise peuvent, selon leurs droits et attributions, intervenir sur le texte ou le commenter, et les cycles de validation sont plus fluides. 
• La rédaction s’appuie sur des modèles fiables, régulièrement mis à jour pour tenir compte des nouvelles pratiques (par exemple, le télétravail pour un contrat de travail) et les nouvelles réglementations.  

La rédaction du contrat et sa gestion, optimisées avec Lexis Poly 

Toute une gamme d’outils pour vous aider dans la rédaction du contrat 

Avec la fonctionnalité de rédaction d'actes, Lexis Poly automatise et sécurise la rédaction des actes et contrats, pour vous permettre de gagner du temps tout en optimisant la rédaction. L’assistance, intelligente et d’un usage intuitif, vous guide pas à pas. 

Cette fonctionnalité s’appuie sur une bibliothèque riche et complète, bénéficiant de mises à jour régulières, d’actes rédigés par des professionnels et spécialistes dans chaque domaine. 

Accompagner toute la vie du contrat 

Au-delà de la rédaction, Lexis Poly simplifie la chaine de validation et de signature des actes et contrats, totalement dématérialisée et sécurisée. Elle permet une meilleure collaboration au sein de l’entreprise entre tous les intervenants, grâce à différents modules, accessibles depuis une même interface : rédaction, parapheur, signature électronique. 

Une fois le contrat validé et signé, il est archivé de manière sécurisée. 

Après la rédaction du contrat : la signature électronique en toute sécurité 

La signature électronique est fiable et sécurisée : elle accélère l’engagement des différentes parties, en évitant les réunions physiques ou les échanges de documents par courrier. 

Pour vous proposer cette fonctionnalité désormais indispensable, LexisNexis s’appuie sur l’expertise de Docusign, un partenaire de référence, N°1 de la signature électronique ! 

Comment rédiger un contrat ? 

Quels sont les éléments clés dans la rédaction d’un contrat ? 

Certains éléments doivent impérativement être présents dans un contrat, pour sécuriser la relation initiée par l’entreprise : les parties concernées, l’objet du contrat, les engagements des différentes parties, le cas échéant le prix et les modalités de paiement, la durée du contrat, les cas et modalités de résiliation, les clauses spécifiques, la loi applicable en cas de litiges. 

Comment modifier un contrat ou rédiger un avenant ? 

Avec l’accord des différentes parties, un contrat peut être modifié. Les modifications peuvent, par exemple, être des corrections, des ajouts, des suppressions…  

Même lorsque les modifications semblent minimes, la solution consiste habituellement à ajouter un avenant au contrat. 

Dans tous les cas, les modifications ne seront valides que si toutes les parties s’entendent sur les modifications à apporter, signent et autorisent les modifications. 

Rédaction de contrat : quels sont les différents types de contrats ? 

Le contrat de travail 

Le contrat de travail est un contrat conclu entre l’employeur et le salarié. Il doit impérativement contenir les mentions suivantes: identité et adresse des parties (employeur et employé), la fonction et la qualification professionnelle de l’employé, le lieu de travail, la durée du travail, la rémunération (salaire et primes), les congés payés, la durée de la période d'essai, le délais de préavis en cas de rupture du contrat. Il peut le cas échéant contenir une clause de non-concurrence ou de mobilité. 

Le contrat de vente 

Le contrat de vente est conclu entre un vendeur et un acheteur.  Ce contrat détaille les conditions de la vente, y compris le prix, les modalités de paiement (paiement immédiat, paiement échelonné, etc.), les délais de livraison, et les conditions de retour ou d'échange le cas échéant. Il peut aussi inclure des garanties ou des conditions spécifiques liées à la qualité du produit ou service. 

Le contrat de prestation de services 

Le contrat de prestation est conclu entre une entreprise (le client) et un prestataire de services. Il spécifie la nature du service à fournir, les résultats attendus, les délais de réalisation, et les modalités de paiement. Ces contrats peuvent varier considérablement en fonction de la nature du service, allant de la consultation en gestion à des services de maintenance ou de création numérique. Ils incluent souvent des clauses sur la confidentialité, la propriété intellectuelle, et les responsabilités en cas de non-conformité ou de retard. 

Le contrat de partenariat 

Le contrat de partenariat est conclu entre deux entités (par exemple deux entreprises) autour d’un objectif commun, décrivant les responsabilités et engagements de chacun. 

La loi ne liste pas avec précision les mentions à faire apparaître dans un contrat de partenariat commercial. Toutefois, certaines clauses sont incontournables : l’identité des parties, l’objet du contrat, les modalités d’exécution du contrat, la durée, le prix et la fin du contrat. 

Les autres contrats  

Bien d’autres contrats peuvent être utilisés dans l’entreprise : le contrat d’assurance, le contrat de licence, le contrat de prêt, l’accord de confidentialité, la Cession de créance, le contrat de distribution, les contrats informatiques, etc. Autant de contrats dont vous trouverez des modèles dans la bibliothèque Lexis Poly.  

Rédaction de contrat et rédaction d’actes juridiques : quelles différences ? 

Le contrat est-il un acte juridique? 

Tout contrat est un acte juridique. Toutefois, l'écrit n'est pas nécessaire pour qu'un acte juridique soit valable : il suffit du consentement des parties, sauf pour les “contrats solennels”, obligatoirement formalisés par un écrit. 

Les actes juridiques dans l’entreprise : quelques exemples 

L’entreprise peut être amenée à rédiger des actes juridiques. Voici quelques exemples tirés de la bibliothèque d'actes, de Lexis Poly :  

• des procédures civiles (tribunal de commerce, prud’hommes, appel, arbitrage, résolution amiable des différends, etc.), pénale, administrative…  
• des procédures civiles d'exécution (mesures conservatoires, procédures d’exécution, saisie immobilière, etc.), vente d’un immeuble hors procédure 
• des actes relevant du droit des sociétés (fusion, cession, apport partiel d'actifs…) 
• des actes relevant du droit social (règlement intérieur…) 

Ce ne sont que quelques exemples, parmi les 8500 modèles d’actes proposés par Lexis Poly. 

Quels sont les risques juridiques liés à la rédaction de contrat ? 

Un contrat doit être rédigé dans le respect du droit dont il relève. Par exemple, un contrat de travail doit être en conformité avec le Code du Travail. En cas de clauses non conforme, le contrat tout entier peut être remis en cause, et/ou l’entreprise peut être poursuivie pour des pratiques illégales. 

Quelles sont les étapes de rédaction d’un contrat ? 

#1: La définition des objectifs 

En amont de la rédaction, l’entreprise doit s’interroger sur ses objectifs : à quoi veut-elle (ou non) s’engager vis-à-vis de l’autre partie, et qu’en attend-elle? Elle doit également s’informer sur les pratiques habituelles, et les réglementations en vigueur, dont relèvera le contrat. 

#2: La rédaction du contrat ou la personnalisation d’un modèle de contrat  

La rédaction proprement dite du contrat ne doit pas omettre les éléments clés (titre du contrat, noms et coordonnées des parties, date, motifs et attentes des parties, etc.). Le plus sûr est donc de s'appuyer sur un modèle fiable, personnalisable. Il suffira de compléter chaque rubrique pour éviter les oublis ou imprécisions (même si certaines clauses, non pertinentes, peuvent être supprimées). 

#3: La validation en interne : quels intervenants?  

Selon l’importance du contrat, et son objet, les différentes personnes impliquées dans l’entreprise peuvent varier. Un contrat d’achat négocié avec un fournisseur relèvera du service achat, un contrat de travail de la DRH… Le service juridique sera toujours consulté pour valider le contenu et la formulation du contrat. 

#4: La signature du contrat, physique ou électronique 

Le contrat n’est valide qu’une fois signé par les différentes parties. Cette signature peut être faite à l’occasion d’un rendez-vous physique, par échange de courrier, mais aussi par voie électronique. La signature électronique, fiable, sécurisée et infalsifiable, est désormais reconnue comme valide. 

#5: L’archivage du contrat : quelles précautions? 

Le contrat doit être conservé, par l’entreprise, pour une durée qui dépend de sa nature (5 ans pour un contrat commercial et jusqu’à 30 ans pour les acquisitions ou cessions de biens immobiliers).  

Il est indispensable de les archiver de façon sûre, pour pouvoir les retrouver au besoin, préserver leur intégrité et leur infalsifiabilité. 

#6: La rédaction d’un avenant au contrat 

L’avenant à un contrat formalise la volonté des parties d'adapter leur contrat en cours d'existence, tout en maintenant le lien noué par le contrat originel. S’il ne peut donc être qu’une modification relativement mineure du contrat (dans le cas contraire, un nouveau contrat serait conclu), sa rédaction, sa validation et sa signature doivent faire l’objet d’autant d’attention que le contrat initial. 

Logiciel de rédaction de contrat 

Où trouver des modèles de contrats ? 

Des ressources officielles (par exemple ServicePublic.fr) proposent des modèles de contrats courant, en particulier des contrats de travail. Mais pour accéder à une bibliothèque de contrat riche et complète, mieux vaut se tourner vers un logiciel dédié, qui proposera en plus une aide à la rédaction pour le personnaliser.  

Comment un logiciel peut-il vous aider à garantir la conformité lors de la rédaction des contrats ? 

Un logiciel d’aide à la rédaction permettra de s’appuyer sur un modèle de contrat. Il s’assurera également que toutes les mentions obligatoires figurent dans le contrat, garantissant sa conformité. 

Comment choisir un logiciel de rédaction de contrat ? 

Trois critères clés doivent guider le choix d’un logiciel d’aide à la rédaction de contrat : la présence d’une aide intelligente, l’étendue de la bibliothèque de modèles, la fréquence des mises à jour. L’expertise et la notoriété de l’éditeur, bien sûr, comptent également. 

A quoi sert un logiciel de rédaction de contrat ?  

Un logiciel de rédaction de contrat propose des modèles types, à personnaliser, correspondant à différents cas de figure. Sur la base de cette trame, il permet d’adapter le contrat aux besoins de l’entreprise, tout en fournissant des modèles régulièrement mis à jour en fonction des évolutions législatives. Enfin, il peut alerter l’utilisateur si des clauses ou mentions sont absentes ou incorrectes. 

Les logiciels d’aide à la rédaction sont souvent des logiciels de gestion des contrats comprenant un module d’aide à la rédaction, et qui accompagnent l’utilisateur tout au long du cycle de vie du contrat : rédaction, validation, signature, archivage… 

Questions fréquentes sur la rédaction de contrat  

Comment être certain de la conformité du contrat?  

Seul un juriste expert peut garantir la conformité d’un contrat. Toutefois, en s’appuyant sur un modèle personnalisable rédigé par un expert, vous pouvez être rassuré sur la conformité du contrat. 

Tous les contrats peuvent-ils être dématérialisés? 

Permise par la “transformation numérique”, la dématérialisation des contrats est  désormais reconnue dans tous les domaines.  

La loi n° 200-230 du 13 mars 2000 indique : “L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité”. 

Le contrat “numérique” a donc autant de valeur légale qu’un contrat papier, à condition de faire appel à des technologies permettant d’authentifier les signataires du contrat, et de garantir son intégrité (il doit être infalsifiable). 

Après la rédaction d’un contrat, pourquoi choisir la signature électronique ?  

La signature électronique est réalisée à distance, en quelques minutes. Elle est supportée par une solution gérée par un prestataire spécialisé, qui respecte les normes de sécurité (européennes, voire mondiales), et met en œuvre des technologies de cryptage de données. 

Après la rédaction d’un contrat, comment se déroule la signature électronique ? 

La signature électronique est réalisée en ligne, depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette connectés, en quelques clics: 

• le document est généré et associé à un formulaire précisant les noms, les adresses mails et les contacts téléphoniques des signataires. 
• les signataires (qui doivent avoir créé un compte chez le prestataire) reçoivent un lien par e-mail les invitant à signer les documents. 
• les signataires, en cliquant sur le lien, doivent s’authentifier pour accéder au document et le consulter dans son intégralité (sans quoi la signature ne sera pas possible) 
• les signataires apposent leur signature à l’endroit indiqué et enregistrent le document signé. Ils reçoivent un mail de conformation. 

La signature électronique est-elle sûre? 

La signature électronique est sûre et infalsifiable. La loi la reconnaît comme valide : « La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. (…) 

Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache.” 

`Certains prestataires spécialisés proposent des solutions sûres, reconnues et ergonomiques, comme DocuSign par exemple. 

Combien de temps conserver un contrat et sous quelle forme? 

Le contrat peut être conservé sous forme physique (contrat papier) ou dématérialisée (contrat électronique). La durée de conservation dépend de la nature du contrat :  

• Les contrats conclus commerciaux doivent être conservés pendant cinq ans. 
• Les contrats conclus par voie électronique doivent être conservés dix ans à partir de la livraison ou de la prestation. 
• Les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers doivent être conservés 30 ans. 
• Les contrats de travail doivent être conservés 5 ans après le départ du salarié. 
• etc.  

Pour les contrats dématérialisés, l’idéal est de faire appel à un logiciel d’archivage qui saura, selon la nature du contrat, combien de temps le conserver dans la “contrathèque numérique”, et permettra de les retrouver facilement. 

Comment et quand la bibliothèque de modèles de contrat de Lexis Poly est-elle mise à jour ? 

Les modèles de contrat de Lexis Poly sont mis à jour régulièrement, lorsqu’une évolution législative l’impose ou que de nouvelles pratiques en entreprise font apparaitre de nouveaux besoins. Vous êtes ainsi assuré de trouver le modèle dont vous avez besoin, tout en étant assuré de sa conformité.