Organisation, convocation à l’Assemblée Générale, procès-verbal de l’Assemblée générale : Gérez efficacement votre AG avec Lexis Poly

Lexis Poly, votre Solution pour les Assemblées Générales 

Quelle que soit la forme juridique de votre entreprise, respectez les obligations légales en matière de convocation à l’Assemblée Générale et de rédaction du procès-verbal d’Assemblée générale avec Lexis Poly. Cette solution complète et intégrée répond aux besoins spécifiques de chaque entreprise pour une gestion d'AG efficace et conforme. 

Avantages clés de Lexis Poly 

Lexis Poly révolutionne la gestion des assemblées générales grâce à ses fonctionnalités avancées. Profitez d'une interface intuitive, d'une bibliothèque de modèles à personnaliser, et d'une automatisation qui simplifie les processus de convocation et de rédaction des procès-verbaux. À la clé, une conformité totale aux normes légales, mais aussi une grande flexibilité pour s’adapter à la structure de votre entreprise. 

Intégration avec les processus d'assemblées générales 

Lexis Poly s'intègre dans vos processus d'assemblée générale, permettant une gestion fluide et une coordination efficace entre les différents intervenants et participants. Avec des fonctionnalités telles que la gestion des votes et la compilation des résultats, Lexis Poly assure un déroulement transparent, fluide et conforme de vos assemblées générales. 

De la convocation à la rédaction du procès-verbal de l’Assemblée Générale : toute votre AG avec Lexis Poly et Ubikap 

Depuis septembre 2023, Ubikap et LexisNexis ont noué un partenariat, afin de vous offrir une solution complète pour la dématérialisation des assemblées générales et des registres​​.  
Cette collaboration apporte une valeur ajoutée significative à la gestion juridique des entreprises, optimise l’expérience utilisateur et sécurise chaque étape de vos assemblées générales. 

Fonctionnalités Lexis Poly 

Lexis Poly booste la productivité des services juridiques des entreprises, quelle que soit leur activité et leur forme sociale : vous gagnez du temps, sécurisez et optimisez vos processus, et vous vous libérez des tâches chronophages. 

Lorsqu’il s’agit d’organiser une assemblée générale, Lexis Poly constitue un allié indispensable, en s’assurant de la conformité des documents à chaque étape, et en particulier: 

• la rédaction des convocations, actes et annexes, grâce à un module de rédaction des actes et à des modèles personnalisables ; 
• la rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale. 

Lexis Poly met à votre disposition un tableau de bord de suivi des assemblées générales simple et intuitif. Vous consultez les statuts des différentes assemblées générales, vous assurez de leur bon déroulement et suivez l’organisation étape après étape en quelques clics, archivez les PV signés et l’ensemble des annexes, suivez les publications et envois des documents (au greffe, au client si vous êtes un cabinet extérieur…). 

Tous les documents et actes sont stockés pour constituer le registre des assemblées générales. 

 Fonctionnalités Ubikap 

En totale intégration avec les fonctions juridiques de Lexis Poly, la solution Ubikap optimise toute l’organisation de l’assemblée générale:  

• envoi des convocation, par lettre ou mail; 
• suivi des réponses, pouvoirs ou votes par correspondance; 
• tenue de l’assemblée générale en présentiel ou en visioconférence, avec le contrôle des présences et du quorum; 
• recueil des signatures… 

Quelle que soit la forme sociale de votre entreprise 

La gestion et le suivi des assemblées générales avec Lexis Poly s’adapte à la forme sociale de votre entreprise: société à responsabilité limitée (SARL), société par actions (SAS, SA), société en commandite (SCA, SCS), mais aussi toutes les formes de sociétés civiles (SCI, SCM, SCP, etc.).  

Quelle que soit le type : AGOA, AGE, AG mixte 

La solution Poly Acte garantit une gestion conforme et fluide des différents types d'assemblées générales : assemblée générale ordinaire annuelle, assemblée générale extraordinaire, assemblée générale mixte. Elle garantit le respect des procédures et des exigences réglementaires pour chaque type d'AG. 

De la convocation à l’AG… 

Lexis Poly, en synergie avec la solution Ubikap, simplifie et sécurise l’ensemble de la gestion et du suivi de l’AG, dès l’envoi de la convocation à l’assemblée générale.  

Lexis Poly gère l’envoi de la convocation et des documents nécessaires (rapport de gestion, texte des résolutions proposées, inventaire, rapport du commissaire aux comptes éventuellement…), garantissant leur distribution et réception en temps voulu et dans le respect des réglementations​​​​. 

...à la rédaction du procès-verbal de l'AG

Autre temps fort de l’AG, la rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale est simplifiée par Lexis Poly, pour garantir le respect des exigences légales. 

Vous êtes ainsi assuré de faire figurer toutes les mentions obligatoires, comme la date et le lieu de la réunion, les documents soumis à discussion (compte de résultat, bilan, annexe), le rapport de gestion, ainsi qu’un résumé des débats intervenus lors de l'assemblée générale. 

Convocation et rédaction du procès-verbal d’Assemblée Générale, des obligations légales 

L’assemblée générale annuelle de l’entreprise doit se tenir au plus tard six mois après la clôture de l’exercice comptable. Un délai peut être accordé, à la demande de l’entreprise, par le président du tribunal de commerce. 

En cas de non-convocation des associés ou actionnaires en AGOA dans les délais impartis, l’entreprise peut se voir infliger une amende allant jusqu’à 9 000 euros par réunion non effectuée (articles L.241-3 à L.241-9 du code du commerce). 

Après l’AG, un procès-verbal d’assemblée générale doit être rédigé puis déposé au greffe du tribunal de commerce compétent, actant les décisions prises pendant l’AG. Le procès-verbal de l’assemblée générale doit être archivé dans un registre au sein de l’entreprise. 

La convocation à l'Assemblée Générale Facilitée 

Avec Lexis Poly, la préparation et l'envoi des convocations à l'Assemblée Générale deviennent des tâches simples et sécurisées. L'automatisation des différentes étapes garantit une totale efficacité, assurant que toutes les notifications et les documents nécessaires sont créés et distribués conformément aux exigences légales. 

Sécurité et conformité dans la gestion des Assemblées Générales 

Lexis Poly garantit la sécurité et la conformité dans tous les aspects de la convocation.  

• Il couvre la formalité de publicité, s'assurant que toutes les parties concernées sont correctement informées (par exemple via  la publication d’un avis de publicité dans un journal d’annonces légales, pour une société anonyme); 
• La plateforme s'adapte aux délais légaux de convocation (généralement 15 jours avant la date de l’AG) et aux modalités spécifiques à la forme sociale de l’entreprise, garantissant ainsi que toutes les exigences légales sont respectées.  

Un tableau de suivi pour simplifier votre Assemblée Générale  

Grâce au partenariat entre Lexis Poly et Ubikap, la convocation à l’assemblée générale est simplifiée par un tableau de suivi complet et ergonomique, qui offre une vue d'ensemble complète en un clin d'œil : 

• aux données et informations relatives à la convocation à l’assemblée générale ; 
• aux suivi des envois, réponses, pouvoirs…; 
• aux données importantes concernant l’AG (dates et lieux de réunion, documents liés…). 

Dès la création de la convocation, les actionnaires peuvent accéder à un espace sécurisé, pour consulter les documents mis à leur disposition, répondre à la convocation ou encore faire une procuration en quelques clics. 

Assemblée Générale : LexisNexis vous accompagne à chaque étape 

En amont de l’assemblée générale, LexisNexis vous aide à rédiger et centraliser tous les documents nécessaires : rapport annuel de gestion, rapport spécial sur les conventions réglementées, rédaction des résolutions… 

Les documents et informations sont ensuite intégrés en quelques clics à la gestion de l’assemblée générale, pour être joints à la convocation à l’assemblée générale ou mis à la disposition des participants via un espace sécurisé. 

Simplifiez vos Procès-Verbaux d'Assemblée Générale 

Automatisation du procès-verbal d’Assemblée Générale avec Lexis Poly 

Avant la tenue de l’assemblée générale, Lexis Poly simplifie sa préparation et le recueil ou l’élaboration des informations ou documents nécessaires à la convocation, et qui participeront également à la rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale.  
Via un import EDI, les tableaux financiers nécessaires à la rédaction du rapport annuel de gestion sont ainsi complétés automatiquement. La rédaction assistée, pour les autres documents tels que les résolutions, les convocations à l’assemblée générale ou encore les feuilles de présence, garantit une préparation simple, rapide et sans erreur. 

Après l’assemblée générale, la rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale est partiellement automatisée, et assistée, pour vous permettre de produire une documentation précise et conforme, tout en réduisant significativement le temps de rédaction et les risques d'erreur. 

Qu'est-ce qu'une Assemblée Générale et comment la préparer ?

AGOA, AGE, AG Mixte : quelles différences ? 

L'AGOA (Assemblée Générale Ordinaire Annuelle) se concentre sur les sujets annuels comme l'approbation des comptes et, si nécessaire, la nomination des dirigeants.  

L'AGE (Assemblée Générale Extraordinaire) traite des décisions impactant la structure de l'entreprise, comme les modifications statutaires ou les augmentations de capital.  

L'AG mixte combine les attributions de l'AGOA et de l'AGE en une seule et même réunion. 

Quand organiser une Assemblée Générale ? 

La périodicité des AGO est généralement annuelle, obligatoire pour la majorité des sociétés. Les AGE sont organisées selon les besoins spécifiques de l'entreprise, en réponse à des situations exceptionnelles nécessitant des décisions urgentes. 

Qui participe à l’Assemblée Générale de l’entreprise ? 

Les participants à l’assemblée générale sont principalement les actionnaires ou les associés, qui ont le droit de vote. La direction de l'entreprise, les commissaires aux comptes, et parfois des conseillers juridiques ou des experts peuvent également y assister. Les actionnaires peuvent se faire représenter par des mandataires en cas d'indisponibilité. 

 Comment planifier une Assemblée Générale ?  

La planification de l’assemblée générale nécessite une coordination minutieuse, incluant la fixation de la date, la préparation de l'ordre du jour, la réservation du lieu. L’assemblée générale peut être physique mais aussi virtuelle, par visioconférence. Sa préparation nécessite alors la mise en place des moyens techniques pour les participants à distance. 

 Quelles sont les étapes clés de la préparation d’une Assemblée Générale ? 

Les étapes comprennent la fixation de l'ordre du jour, la rédaction des documents et rapports à présenter, l'envoi des convocations (ainsi que l’envoi ou la mise à disposition des documents nécessaires), la préparation logistique de la réunion, et l'organisation des modalités de vote. 

Comment réaliser une convocation d'Assemblée Générale ? 

Qui inclure dans la convocation à l’Assemblée Générale ? 

Tous les actionnaires ou associés, y compris ceux détenant de faibles parts, doivent être convoqués sans exception pour assurer la légitimité de l'AG. 

Quels sont les éléments clés d'une convocation d'Assemblée Générale ? 

Quels sont les contenus obligatoires? 

La convocation doit clairement indiquer l'ordre du jour détaillé, la date, l'heure, et le lieu de l'AG, ainsi que les modalités de participation et de vote. 

Quels documents joindre à la convocation d’assemblée générale? 

Les pièces jointes importantes à associer à la convocation d’assemblée générale ordinaire comprennent les rapports financiers, les propositions de résolutions, les informations sur les candidats aux postes de direction. D’autres documentations peuvent être pertinentes, en particulier pour une AGE ou une AG mixte. 

Quelles sont les règles à respecter pour les convocations d'Assemblée Générale ? 

Quel est le délai légal pour envoyer la convocation à l’assemblée générale? 

Ce délai varie en fonction de la forme juridique de l'entreprise et de ses statuts. Généralement elle est de 15 jours minimum pour la première convocation, 10 jours pour un rappel. Ce délai est nécessaire pour permettre aux actionnaires de se préparer. 

Qui doit être l’expéditeur de la convocation à l’assemblée générale? 

L'expéditeur est généralement le président du conseil d'administration, le directeur général, ou un représentant légal de l'entreprise.  

Sous quelle forme envoyer la convocation d’assemblée générale? 

L'envoi de la convocation d’assemblée générale se fait traditionnellement par lettre recommandée avec accusé de réception, pour permettre à l’entreprise de prouver que les convocations ont bien été envoyées à chaque participant, dans les délais requis.Il peut également se faire par des moyens numériques sécurisés, si les statuts de l'entreprise le prévoit. 

 Pourquoi respecter le formalisme de la convocation d’assemblée générale? 

Le respect du formalisme (contenu de la convocation, mise à disposition des documents, destinataires, respect des délais légaux, etc.) est essentiel pour garantir la validité juridique de l'AG et des décisions qui y seront prises. 

Comment rédiger un procès-verbal d'Assemblée Générale ? 

Qu'est-ce qu'un procès-verbal d'Assemblée Générale et à quoi sert-il ? 

Un procès-verbal d'assemblée générale est un document officiel qui consigne les délibérations, les votes effectués et les décisions prises lors de l'AG. Il sert de preuve légale des résolutions adoptées et est crucial pour la transparence, la conformité réglementaire et la traçabilité des décisions. 

Qui rédige le procès-verbal d’Assemblée Générale ? 

Le procès-verbal est généralement rédigé par le secrétaire de séance, qui peut être un membre du conseil d'administration, un juriste d'entreprise, ou toute autre personne désignée au début de l’AG par les participants. 

Quelles sont les exigences légales pour un procès-verbal d'Assemblée Générale ? 

Les exigences légales varient selon la forme juridique de l'entreprise.  

Le procès-verbal d’assemblée générale doit toujours respecter certaines normes légales (comme la mention des noms des participants, le résumé des discussions, les résolutions votées et les résultats des votes) mais aussi être précis et complet, et refléter fidèlement les discussions et les décisions prises lors de l'AG. 

Que doit contenir le procès-verbal de l’Assemblée Générale ? 

Le procès-verbal d’assemblée générale doit indiquer la date et le lieu de l'AG, la liste des participants, l'ordre du jour, un résumé des discussions, les résolutions votées et leurs résultats. Il doit également mentionner les documents et rapports présentés durant l'AG. 

Enfin, le procès-verbal d’assemblée générale doit comporter les signatures des membres du bureau de l'AG. 

Logiciel pour digitaliser l'Assemblée Générale 

Comment assurer une convocation d’Assemblée Générale efficace avec Lexis Poly ? 

Lexis Poly simplifie et sécurise la convocation d’assemblée générale, en proposant de créer et d'envoyer des convocations de manière automatisée, tout en garantissant la conformité et la personnalisation du contenu. Il envoie les convocations par voies numériques ou traditionnelles, et assure le suivi des confirmations de réception. 

Comment personnaliser les convocations d'Assemblée Générale avec Lexis Poly et Ubikap ? 

Lexis Poly et Ubikap offrent des fonctionnalités avancées et totalement intégrées, pour personnaliser les convocations sur la base de modèles fiables et conformes, auxquels seront inclus des informations spécifiques à l'entreprise et à chaque actionnaire.  
Grâce à un modèle d’aide à la rédaction, il est simple et intuitif d’ajouter des éléments de personnalisation comme les détails sur l'ordre du jour ou encore les options et modalités de participation (physique ou virtuelle). 

Comment Lexis Poly simplifie-t-il la rédaction des procès-verbaux d’Assemblée Générale ? 

Lexis Poly propose des outils de rédaction assistée pour les procès-verbaux, automatisant la saisie des données et facilitant l'intégration des résultats de vote et des discussions. Cela simplifie le processus de rédaction, tout en garantissant la précision et la conformité du document final. 

Comment respecter la conformité réglementaire du procès-verbal d’Assemblée Générale ? 

Lexis Poly assure que les procès-verbaux d’AG respectent toutes les normes réglementaires. Il intègre les dernières exigences légales et statutaires dans le processus de rédaction, garantissant ainsi que chaque PV est conforme aux normes en vigueur. 

Il permet également l’archivage, obligatoire, des procès-verbaux. 

Questions fréquentes sur le procès verbal d'Assemblée Générale et sur la convocation d'Assemblée Générale 

La convocation à l’Assemblée Générale peut-elle être envoyée sous forme électronique? 

La convocation à l’Assemblée Générale peut être envoyée sous forme électronique si les statuts de l'entreprise le permettent, et que tous les actionnaires y consentent. 

Peut-on organiser une Assemblée Générale dématérialisée, en visioconférence? 

L’assemblée générale peut être totalement dématérialisée, sous réserve de respecter certaines conditions légales et statutaires, notamment en matière de quorum et de procédure de vote. 
La solution Lexis Poly, grâce au partenariat de Lexis Poly et Ubikap, aide à respecter ces exigences. 

Quelle est la procédure à suivre en cas de contestation d’une décision prise lors d’une Assemblée Générale ? 

En cas de contestation, il est possible de faire appel devant les tribunaux compétents, dans un délai défini après la tenue de l'AG. 

Comment modifier l’ordre du jour d’une Assemblée Générale après l'envoi des convocations ? 

Modifier l'ordre du jour après l'envoi des convocations est complexe, et peut imposer l'envoi de nouvelles convocations ou l'approbation des actionnaires. 

Quels sont les droits de vote des actionnaires absents lors d’une Assemblée Générale ? 

Les actionnaires physiquement absents lors d’une AG peuvent généralement confier une procuration à un autre participant. Les statuts de l’entreprise peuvent également autoriser des moyens de vote à distance. 

Comment gérer les conflits d'intérêts lors d'une Assemblée Générale ? 

Les conflits d'intérêts doivent être déclarés et gérés conformément aux statuts de l'entreprise et à la législation en vigueur : généralement, il s’agira d’exclure la personne concernée du vote sur la résolution spécifique. 

Peut-on modifier le procès-verbal d’une Assemblée Générale après sa finalisation ? 

Les modifications après finalisation sont possibles en cas d'erreurs ou d'omissions, mais la version corrigée du procès-verbal d’assemblée générale devra être approuvée par l'AG ou par un organe compétent de l'entreprise. 

Quel est le rôle du président de l’Assemblée Générale et comment est-il choisi ? 

Le président de l'AG dirige la réunion. Il assure le respect de l'ordre du jour et supervise les votes. Il est généralement choisi selon les statuts de l'entreprise, le plus souvent parmi les membres du conseil d'administration. 

Dans quelles circonstances une Assemblée Générale extraordinaire peut-elle être convoquée ? 

Une AGE est convoquée lorsque des décisions exceptionnelles concernant la vie de l’entreprise doivent être prises, telles qu’une modification des statuts de la société, une augmentation ou réduction du capital social, une modification de l'objet de la société, un changement de siège social, voire la liquidation ou dissolution de l'entreprise. 

Quelles sont les conséquences juridiques d’une Assemblée Générale non conforme aux règlements ? 

Une assemblée générale non conforme peut entraîner des litiges entre les actionnaires, mais aussi l'invalidité pure et simple des décisions prises. Elle peut aussi déboucher sur  des sanctions légales, compromettant la légitimité des actions de l'entreprise.